إجراء تشخيص وضع الأرشيف

التعريف:

يقوم وفد من لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية في الأرشيف الوطني يتكون من خبير الأرشيف وعدد من موظفي قسم الأرشيفات الحكومية بالاجتماع مع الجهة الحكومية لتقييم وضع الأرشيف في تلك الجهة، والاطلاع على طرق حفظ الوثائق وتصنيفها بالاستناد الى القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008م ولائحته التنفيذية، والمعايير والمقاييس العالمية في مجال حفظ الأرشيف.

الهدف:

1. مساعدة الجهات الحكومية في تنظيم أرشيفاتها.

2. تقييم وضع الأرشيف في الجهة الحكومية، والاطلاع على طرق حفظ الوثائق وتصنيفها.

3. إعداد تقرير تشخيص وضع الأرشيف.

خطوات الإجراء:

1. إصدار قرار منع إتلاف الوثائق في الجهة المعنية.

2. تشكيل لجنة داخلية لتنظيم الأرشيف في الجهة الحكومية، مع مراعاة توافر الشروط التالية:

  • أن يكون رئيس اللجنة ذو منصب قيادي في الجهة يمكنه من تطبيق السياسات والإجراءات التنظيمية بشكل سهل وميسر.
  • أن يكون من بين الأعضاء أحد موظفي الأرشيف بالجهة المعنية.
  • أن يكون أحد الأعضاء من قسم تقنية المعلومات.
  • استمرارية الأعضاء في اللجنة وعدم تغييرهم بشكل مستمر.

3. اعتماد اللجنة من رئيس الجهة.

4. إرسال قرار تشكيل اللجنة برسالة رسمية إلى الأرشيف الوطني.

5. التنسيق مع الجهة لتنظيم اجتماع تشخيص وضع الأرشيف.

6. الاجتماع مع الجهة.

7. الاطلاع على مواقع حفظ الأرشيف في الجهة الحكومية.

8. إعداد تقرير تشخيص وضع الأرشيف من قِبل الأرشيف الوطني.

9. إعداد رسالة رسمية مرفقة بتقرير تشخيص وضع الأرشيف.

10. التنسيق مع الجهة الحكومية المعنية لعرض التقرير.

ملاحظة: لن يتم اعتماد الطلب إلا بعد اعتماد اللجنة من رئيس الجهة الحكومية.