إجراء الأمن والسلامة وحفظ الأرشيف

التعريف: مجموعة من التدابير يتم اتخاذها وفقا للمواصفات القياسية لتفادي وقوع أية أضرار على المواد الأرشيفية المحفوظة بالأرشيف الوطني أو فقدانها.

الهدف : يهدف الإجراء إلى :

1. تحقيق أعلى مستويات الأمن والسلامة في مواقع حفظ الأرشيف بالأرشيف الوطني.

2. توفير البيئة المناسبة للحفاظ على المواد الأرشيفية المحفوظة.

3. التخطيط للاستعداد لمواجهة الكوارث والاسترجاع بعد وقوعها.

توفير المواصفات المناسبة في مباني وقاعات الأرشيف:

1. اختيار الموقع المناسب.

2. تصميم المخازن ومواقع تخزين الأرشيف حسب مواصفات الأمن والسلامة وتفادي استخدام المواد الضارة والخطيرة فيها مثل: الكهرباء وقنوات المياه.

3. تأمين المداخل والمخارج (الأبواب - الحراسة).

4. اختيار وتركيب التجهيزات المناسبة لتصفيف الأرشيف (رفوف حديدية).

5. توفير المناخ المناسب (درجات الحرارة ونسبة الرطوبة);

6. تركيب نظام تكييف الهواء.

7. توفير فتحات للتهوية الطبيعية للمخازن عند الحاجة.

8. توفير نظام الكشف المبكر عن الحريق، ونظام الإطفاء التلقائي للنار;

9. التخطيط و تنفيذ عملية المراقبة الدورية لمعدات وأجهزة الحفظ والأمن والسلامة في مواقع الأرشيف.

10. وضع نظام مكافحة الحشرات والقوارض، والتنظيف الدوري للمخازن.

إعداد خطة الاستعداد ومواجهة الكوارث:

1. إشعار وإعلام الموظفين بالإجراءات الاستعجالية اللازم اتخاذها في حالة الطوارئ.

2. تحديد قائمة المسؤولين والمناطق الحساسة، من خلال خرائط المباني، والإنشاءات، والتجهيزات التقنية.;

3. تحديد التجهيزات، والأدوات، والموارد البشرية (قائمة الخبراء، فرق التدخل) في حالة الطوارئ.

4. تحديد الأولويات للتفاعل والتدخل لمواجهة الكوارث، لإنقاذ الأرشيف المتضرر.

5. وضع برنامج لتدريب الموظفين على كيفية التفاعل مع الكوارث.