إجراء تحويل الوثائق

التعريف: هو عملية نقل الوثائق والملفات التاريخية من الجهات الحكومية الى الأرشيف الوطني ليتم حفظها فيه بشكل دائم بناءا على خطة حفظ الملفات.

الهدف: يهدف إجراء تحويل الوثائق إلى الأرشيف الوطني إلى:

1. جمع الوثائق التاريخية وتشكيل رصيد الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة.

2. تنظيم عملية تحويل الأرشيف من المؤسسات الحكومية وفقاً لضوابط يحددها الأرشيف الوطني.

3. حفظ الوثائق الحكومية في أحسن الظروف.

خطوات الإجراء:

1. التحضير المادي للأرشيف المعد للتحويل.

2. إعداد قوائم للملفات المراد تحويلها.

3. تحرير جدول تحويل الأرشيف.

4. اعتماد الجدول من رئيس الجهة وإرفاقه برسالة رسمية الى الأرشيف الوطني.

5. إرسال جدول تحويل الأرشيف إلى الأرشيف الوطني.

6. موافقة الأرشيف الوطني على استلام التحويل.

7. التنسيق مع الأرشيف الوطني لتحديد موعد وآلية التحويل.

8. نقل الأرشيف حسب الإجراءات المعتمدة من طرف الأرشيف الوطني.

9. استلام التحويلة في الأرشيف الوطني والتدقيق على الأرشيف عند استلامه.

10. ترتيب الملفات المحولة في مخازن الحفظ وتسجيل بياناتها في الأنظمة المعتمدة.

11.توقيع جدول تحويل الوثائق والاحتفاظ بالنسخة الأصلية بالأرشيف الوطني.