إجراء التصوير الضوئي للوثائق

التعريف: عملية فنية يتم من خلالها تحويل الوثائق الورقية إلى الصيغة الإلكترونية.

الهدف;

1. ضبط عملية تحويل الوثائق الورقية إلى الصيغة الإلكترونية لضمان تحقيق الجودة بالنسبة لجميع الوثائق المصورة ضوئيا.

2. إنجاز نسخ احتياطية للوثائق التاريخية.

3. الاكتفاء بالاطلاع على الوثائق الإلكترونية من أجل المحافظة على الوثائق الأصلية من أي تلف قد يلحق بها من جراء تكرار تداولها.

4. تسهيل عملية الوصول إلى الوثائق إلكترونيا عبر النظم الإلكترونية المتوفرة بالأرشيف الوطني.

خطوات الإجراء:

1. تحضير الوثائق للتصوير الضوئي.

2. ضبط الأجهزة حسب المعايير المعتمدة بالأرشيف.

3. تنفيذ المسح الضوئي للوثائق الورقية.

4. التدقيق على جودة الوثيقة الإلكترونية ومطابقتها مع أصل الوثيقة الورقية.

5. فهرسة الوثائق بإدخال بياناتها في النظام الإلكتروني المعتمد.

6. التدقيق على البيانات المدخلة في النظام الإلكتروني و مطابقتها مع الوثائق.

7. ترحيل الوثائق وبياناتها إلى النظام الإلكتروني المعتمد.

8. التدقيق على البيانات المرحلة إلى النظام الإلكتروني المعتمد.