إجراء إتلاف الوثائق

التعريف: هو عملية التخلص من الوثائق عديمة القيمة بناءً على متطلبات القانون وخطة الحفظ والإتلاف.

الهدف

1. تطبيق القانون الاتحادي رقم 7/2008 بشأن الأرشيف الوطني بشأن إتلاف الوثائق الحكومية.

2. ضبط عملية التخلص من الوثائق و الملفات المنتجة في الجهات الحكومية والتي لم تعد مفيدة للبحث التاريخي.

3. التقليل بشكل مدروس من حجم الوثائق المخزنة لدى الجهات الحكومية وتفادي الإتلاف العشوائي للوثائق الحكومية. 

خطوات الإجراء:

1. تحديد الوثائق المقرر إتلافها بناء على خطة حفظ الملفات.

2. إعداد قائمة الوثائق المقرر إتلافها.

3. تحرير جدول إتلاف الأرشيف.

4. اعتماد الجدول من رئيس الجهة المعنية وارفاقه برسالة رسمية الى الأرشيف الوطني.

5. إرسال الجدول إلى الأرشيف الوطني للعرض على لجنة إتلاف الوثائق.

6. تقييم الوثائق من طرف لجنة إتلاف الوثائق وأخذ القرارات بشأن الإتلاف من عدمه.

7. تحديد موعد الإتلاف.

8. التحضير الفعلي للأرشيف المعد للإتلاف.

9. التدقيق الفعلي على الأرشيف قبل عملية الإتلاف.

10. تنفيذ عملية الإتلاف بحضور أعضاء لجنة إتلاف الوثائق.

11. تحرير وتوقيع محضر إتلاف الأرشيف.