سياسة الأرشيف الوطني في حفظ الوثائق

لضمان سلامة القيمة المادية والفكرية للأرشيف الأصلي على المدى الطويل يتم توفير الحماية اللازمة والظروف المناخية والبيئية المناسبة لحفظ الأرشيف حسب نوعية الوعاء.

الهدف:

1. توفير الظروف المناسبة في مواقع حفظ الأرشيف لحماية المواد الأرشيفية بشتى أنواعها من التلف.

2. وضع الضوابط والأسس التي تساعد في حفظ المواد الأرشيفية.

3. تطبيق معايير الأمن والسلامة، وأفضل الممارسات العالمية في تجهيز وتأمين أماكن حفظ المواد الأرشيفية.

نص السياسة:

1. تطبق سياسة حفظ الوثائق في الأرشيف الوطني بمراعاة الإجراءات اللازمة لتخزين وحماية الوثائق بشتى أنواعها وأشكالها، على النحو التالي:

2. تخصيص مخازن لحفظ الوثائق بتطبيق المواصفات القياسية الدولية في مجال حفظ واسترجاع الملفات، بما يضمن المحافظة على سرية الوثائق.

3. تخصيص مساحات التخزين لكل نوع من أنواع الوثائق والأرشيف، تتسم بالبيئة المناسبة للحفظ على المدى الطويل.

4. إعداد خطة دورية لعمليات الصيانة ورقابة الظروف البيئية للمباني ومساحات حفظ الوثائق.

5. الحرص على نظافة وصيانة أجهزة حفظ الأرشيف والوثائق الحساسة والهشة لتفادي ضياعها.

6. وضع تعليمات الأمن والسلامة والبيئة المناسبة، ومتابعة تطبيقها في أحسن الظروف لتخزين وحماية الوثائق.

7. تأمين مخازن الحفظ بوضع نظام مراقبة الدخول والخروج؛ لتفادي تسرب الوثائق ومن ثم ضياعها.

8. وضع خطة للطوارئ ومواجهة الكوارث ونشرها ومراجعتها مع الجهات المتخصصة "الدفاع المدني".

9. تصميم أدلة إرشادية لصالح مستخدمي الوثائق، تبين كيفية تجنب الأخطار والأضرار على الوثائق. 

10. التأكد من أن كل الشروط والمواصفات القياسية والظروف الأمنية متوفرة عند عرض الوثائق الأرشيفية في المناسبات والمعارض.

11. تطبيق جميع القوانين واللوائح الخاصة بالصحة والسلامة المهنية في إمارة أبو ظبي ودولة الإمارات العربية المتحدة.