سياسة الأرشيف الوطني في إتاحة الوثائق

تضع هذه السياسة المبادئ الأساسية للعملية القانونية التي يتم بها توفير المواد الأرشيفية للباحثين والمتعاملين وفق ما يمليه القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 ولائحته التنفيذية والإجراءات المعتمدة بالأرشيف.


الهدف:

1. تمكين الأرشيف الوطني من تحديد شروط الاطلاع على الأرشيف والمعتمدة بالأرشيف الوطني.

2. تمكين الباحثين من الوصول إلى المعلومات والوثائق المحفوظة لدى الأرشيف الوطني؛ لإنجاز بحوثهم وإثبات حقوقهم والمسؤولين لدعم قراراتهم.


نص السياسة:

يلتزم الأرشيف الوطني بالتالي:

1. عند تداول الوثائق وإتاحتها للباحثين، تطبق الشروط التالية:

  • ألا تكون الوثيقة المطلوب الاطلاع عليها مصنفة "سرية".
  • توفير الوثائق التي تتضمن مادة معلوماتية للباحثين الراغبين في الاستفادة منها.
  • أن تكون الوثيقة مفيدة للبحث العلمي والتاريخي بحسب نظام التصنيف المطبق في الأرشيف الوطني.
  • أن يكون الاطلاع وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.
  • للمدير العام، حسب تقديره، حرية الموافقة على إطلاع الباحث على النسخة غير الإلكترونية للوثيقة.

2. بمقتضى هذه السياسة وبناء على تقييم الوثائق، يقوم الأرشيف الوطني بتحديد أصناف الوثائق التي يمكن الاطلاع عليها حسب المعايير والقوانين المعتمدة لديه.

3. يُتاح الاطلاع على الوثائق المحفوظة بالأرشيف الوطني بعد زوال تصنيف "السرية" عنها.

4. وضع التدابير اللازمة لضمان عدم ضياع أو تضرر الوثائق من جراء تداولها.

5. وضع إرشادات وإجراءات تداول الوثائق الإلكترونية والسمعية البصرية بناءً على هشاشة أوعيتها.

6. وضع التدابير لمنع تناقل الوثائق المستعارة بين الوحدات والموظفين والباحثين ومنع تسرب محتوياتها.

7. تطبيق الإجراءات المناسبة لإرجاع جميع الوثائق في الوقت المحدد مع إمكانية التمديد حسب الحاجة لضرورة البحث.

8. الالتزام بإجراءات وشروط الاطلاع على الأرشيف الخاص المودَع لدى الأرشيف الوطني.