سياسة الأرشيف الوطني في جمع الأرشيف التاريخي

تضع هذه السياسة العملية القانونية يتم من خلالها تنفيذ استراتيجية الأرشيف الوطني في وجمع الوثائق التاريخية لبناء المقتنيات وتشكيل الرصيد الأرشيفي الوطني، لوضعه في متناول الباحثين والمواطنين للاستفادة منه في توثيق تاريخ الدولة.

الهدف:

1. تنفيذ إستراتيجية جمع وحفظ الأرشيف التاريخي لدولة الإمارات العربية المتحدة.

2. تبيين مسؤوليات الأرشيف الوطني والجهات الحكومية والخاصة في مجال جمع وحفظ التراث الأرشيفي الوطني.

3. حث الجهات الحكومية والخاصة على تحويل أرشيفها إلى الأرشيف الوطني بعد انتهاء الحاجة إليه بالنسبة للعمل الرسمي.

4. توفير التوجيهات الأساسية في تحديد أنواع الأرشيف التاريخي الذي يجب أن يحوّل إلى الأرشيف الوطني أو أحد أفرعه من أجل الحفظ الدائم.

5. البحث على الأرشيف الخاص من أجل تنفيذ آليات استلامه في الأرشيف الوطني.

نص السياسة:

يلتزم الأرشيف الوطني بجمع الوثائق العامة والخاصة مهما كان شكلها أو وعاؤها، المنتجة من طرف الجهات الحكومية، لتطبيق سياسة بناء المقتنيات على النحو التالي:

1. وضع الآليات والتدابير والإجراءات والضوابط والمعايير اللازمة لتحويل الوثائق من الجهات الحكومية إلى الأرشيف الوطني للحفظ في أحسن الظروف على المدى الطويل.

2. جمع الوثائق الأصلية المنتهية الصلاحية بالنسبة لمنتجيها في الجهات الحكومية والمؤسسات العامة والخاصة سواء داخل الدولة أو خارجها واستيفائها الشروط والضوابط المحددة للحفظ الدائم.

3. التزام جميع الجهات الحكومية بتطبيق إجراءات تحويل الوثائق الدائمة والتاريخية المعتمدة بالأرشيف الوطني اعتماداً على خطة حفظ الملفات.

4. تقييم الأرشيف الوطني للوثائق التاريخية من أجل اختيار الملفات أو المجموعات الأرشيفية ذات القيمة التاريخية، الوطنية والدائمة.

5. التزام الأرشيف الوطني عند تقييم الملفات التاريخية لحفظها الدائم بالضوابط التالية:

  • الوثائق المتعلقة بالإستراتيجيات والسياسات.
  • الوثائق المتعلقة بتنظيم الجهات الحكومية والخاصة.
  • الوثائق التي تحتوي على معلومات حول المجتمع.
  • الوثائق ذات الطابع الفني والتقني والعلمي الذي يمثل مرجعية علمية للبحث التاريخي.
  • الوثائق التي تحتوي على معلومات عامة ذات طابع تاريخي حول الأحداث والشخصيات، والمواقع والمباني التراثية وغير ذلك.

5. جمع الوثائق الناتجة عن نشاطات المؤسسات الخاصة التي تمارس على التراب الوطني أو خارجه، والمتعاقدة مع جهات حكومية لإنجاز مشاريع أو تقديم خدمات ذات طابع عمومي.

6. جمع الوثائق من الخواص بالطرق والأساليب القانونية والفنية (الشراء، قبول الهبات، والإيداع) شريطة أن تتوافر فيها القيمة التاريخية أو الوطنية. ويسعى الأرشيف الوطني لأخذ الأولوية في شراء أي وثيقة خاصة ذات علاقة بتاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة، معروضة للبيع حيثما كان خارج الدولة أو داخلها.

7. قبول أية هبة واردة من أحد الأعيان أو الشخصيات، أو العائلات أو المؤسسات الخاصة سواء من داخل الدولة أو خارجها، بمبادرة من الجهة المانحة؛ فتنتقل ملكية الوثائق الموهوبة إلى الأرشيف الوطني.